Политика обработки персональных данных
Редакция № 3 от 21.10.2026
Адрес публикации: https://ofisdesk.ru/privacy
Документ составлен по ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон). В нём сказано, чьи данные мы обрабатываем, зачем, как долго храним, кому передаём и как можно воспользоваться своими правами.
1. Кто оператор
1.1. Оператор — индивидуальный предприниматель Бутунин Клим Юрьевич (ИНН 772452887850, ОГРНИП 320774600117303), 115408, г. Москва, ул. Братеевская, д. 18, корп. 5, кв. 137 (далее — «мы», «Оператор»).
1.2. Контакты по вопросам персональных данных:
- e-mail: support@ofisdesk.ru;
- телефон: +7 926 377-98-80;
- почтовый адрес: 115408, г. Москва, ул. Братеевская, д. 18, корп. 5, кв. 137.
1.3. Ответственный за организацию обработки персональных данных (ст. 22.1 Закона): Бутунин Клим Юрьевич, контакты — п. 1.2.
2. На что распространяется Политика
2.1. Политика действует в отношении персональных данных, которые мы обрабатываем как оператор:
а) представителей наших клиентов — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые приняли оферту https://ofisdesk.ru/oferta или собираются её принять (администраторы Экземпляров, контактные лица, подписанты документов, плательщики), а также самих клиентов — индивидуальных предпринимателей;
б) посетителей сайта https://ofisdesk.ru (далее — Сайт);
в) лиц, которые оставили заявку на демонстрацию или обратную связь.
2.2. Данные в Экземплярах клиентов. Сведения о сотрудниках клиента и других лицах, которые клиент и его пользователи вносят в свой Экземпляр OfisDesk (<имя>.ofisdesk.ru), обрабатывает клиент как оператор. Мы обрабатываем их только по его поручению (ч. 3 ст. 6 Закона) на условиях Приложения 1 к оферте. Цели, сроки и основания такой обработки определяет клиент, и эта Политика её не регулирует.
Если вы сотрудник клиента и хотите узнать, какие ваши данные есть в его Экземпляре, исправить или удалить их, обратитесь к своему работодателю (клиенту). Если вы направите запрос нам, мы перешлём его клиенту в течение 5 рабочих дней и сообщим вам об этом.
2.3. Термины «Экземпляр», «Администратор», «Счёт», «Клиент» используются в значении, указанном в оферте.
3. Какие данные, зачем и на каком основании
| Чьи данные | Какие данные | Цель | Правовое основание |
|---|---|---|---|
| Представители Клиента: Администратор, контактные лица, подписанты, плательщики | ФИО, должность, e-mail, телефон; наименование, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, КПП, адрес и банковские реквизиты организации | Заключение и исполнение Договора: регистрация Экземпляра, выставление Счетов, закрывающие документы, поддержка, уведомления по Договору | Клиент — ИП: исполнение договора, стороной которого он является (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона). Представители юридических лиц: наш законный интерес в заключении и исполнении договора с Клиентом (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) |
| Те же лица | Дата и время, IP-адрес, учётная запись и номер редакции оферты при её принятии | Доказательство заключения Договора и его условий (п. 4.5 оферты) | Законный интерес Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) |
| Те же лица | IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, дата и время входа в Экземпляр и в раздел «Подписка» | Безопасность Сервиса; проверка соблюдения правила «одно Место — одно лицо» (п. 8.6 оферты) | Законный интерес Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) |
| Те же лица | Счета, акты, сведения о платежах | Бухгалтерский и налоговый учёт | Исполнение обязанностей по закону (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона; ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) |
| Лица, оставившие заявку на демо или связь | Имя, e-mail, телефон, название организации, должность, текст заявки | Ответ на заявку, проведение демонстрации | Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона), которое даётся отдельно при отправке формы |
| Посетители Сайта | IP-адрес, сведения о браузере, адрес запрошенной страницы, дата и время запроса (журналы веб-сервера) | Работа и защита Сайта от атак | Законный интерес Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6 Закона) |
| Посетители Сайта, нажавшие «Согласен» в баннере о cookies | Cookies и данные о посещении (раздел 9) | Статистика посещаемости и улучшение Сайта | Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона) |
| Плательщики при Онлайн-оплате (п. 7.11 оферты) | E-mail для кассового чека, сумма и назначение платежа, сведения о статусе платежа (данные карты мы не получаем) | Приём оплаты и направление кассового чека | Исполнение договора и обязанностей по Федеральному закону № 54-ФЗ (п. 2 и 5 ч. 1 ст. 6 Закона) |
3.1. Специальные категории персональных данных (о здоровье, убеждениях и т. п.) и биометрические персональные данные мы как оператор не обрабатываем.
3.2. Мы не принимаем решений, порождающих юридические последствия для человека, исключительно на основании автоматизированной обработки (ст. 16 Закона). Признаки нарушения п. 8.2 оферты, выявленные по журналам, проверяет человек, а Клиент вправе дать объяснения (п. 8.7 оферты).
3.3. Мы не используем данные из этого раздела для рекламных рассылок. Если мы решим присылать новости или предложения, то будем делать это только с отдельного согласия, которое можно отозвать в любой момент.
4. Как мы обрабатываем данные
4.1. Обработка автоматизированная. Действия с данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) лицам из раздела 6, блокирование, удаление, уничтожение.
4.2. Данные мы получаем от самого человека или от Клиента, который указал своего представителя (например, Администратора или e-mail бухгалтерии в Счёте). Сведения об организации мы можем проверить по ЕГРЮЛ/ЕГРИП (п. 1.3 оферты).
4.3. Мы не продаём персональные данные и не публикуем их.
5. Где хранятся данные
5.1. Данные хранятся на серверах в Москве (Российская Федерация), которые мы арендуем у McHost LLC.
5.2. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан РФ ведутся в базах данных на территории РФ (ч. 5 ст. 18 Закона). Передача копий за рубеж описана в разделе 7.
6. Кому передаются данные
6.1. Мы передаём данные только тем, кто нужен для целей из раздела 3:
а) провайдеру серверов в Москве — McHost LLC — для размещения Сервиса и Сайта;
б) Hetzner Online GmbH (Германия) — на нашем сервере у этого провайдера размещён почтовый ящик support@ofisdesk.ru и через него проходит служебное письмо владельцу о выставленном Счёте (раздел 7);
в) Google LLC (США) — оператор почтового сервиса Gmail, в котором владелец получает уведомления о новых письмах и Счетах (раздел 7);
г) своей почты для писем Клиентам Сервис не использует: Счёт Клиент открывает в своём Экземпляре по ссылке, акты и ответы мы направляем с адреса из п. 1.2;
д) оператору электронного документооборота — если Стороны договорились обмениваться документами через ЭДО (п. 10.1 оферты);
е) ООО НКО «ЮМани» (сервис ЮKassa, г. Москва) — при Онлайн-оплате: e-mail для кассового чека, сумма и назначение платежа; данные банковской карты плательщик вводит непосредственно на странице ЮKassa;
ж) ООО «ЯНДЕКС» (сервис Яндекс.Метрика, г. Москва) — данные Метрики только если посетитель дал согласие в баннере о cookies (раздел 9); если посетитель пришёл по рекламному объявлению Яндекса и отправил заявку — идентификатор рекламного клика (yclid), вид заявки и время её отправки, без имени, e-mail и телефона, для оценки эффективности рекламы (раздел 9);
з) государственным органам — только по их законному требованию.
6.2. Провайдеры из подпунктов «а»–«г» обрабатывают данные только для того, чтобы оказывать нам свои услуги, и обязаны соблюдать конфиденциальность.
7. Трансграничная передача
7.1. В двух случаях данные из раздела 3 попадают за пределы России.
7.2. Германия, Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen). Когда Клиент формирует Счёт, Сервис отправляет владельцу служебное уведомление через наш сервер, размещённый у Hetzner. В уведомлении нет персональных данных: только номер Счёта, сумма и условное имя экземпляра; реквизиты покупателя доступны только в защищённой панели на сервере в России. После доставки это уведомление на сервере не хранится. На том же сервере размещён наш почтовый ящик support@ofisdesk.ru: в нём хранятся письма, которые вы нам отправляете, — обращения, заявки, вопросы по Договору и запросы по этой Политике. Германия участвует в Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных и поэтому считается страной, обеспечивающей адекватную защиту прав субъектов (ч. 1 ст. 12 Закона).
7.3. США, Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043). В ящик Gmail владельца доставляются уведомление из п. 7.2 (без персональных данных) и краткие уведомления о новых письмах в ящик support@ofisdesk.ru: отправитель, тема и краткое содержание письма. США не входят в число стран, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных.
7.4. Если вы не хотите, чтобы ваше письмо или сведения о нём обрабатывались за рубежом, позвоните нам или отправьте запрос почтой по адресу из п. 1.2.
7.5. Резервные копии хранятся в России. Другой трансграничной передачи данных из раздела 3 нет.
7.6. Трансграничная передача данных, которые Клиенты размещают в своих Экземплярах (ИИ-функции, Telegram), — это обработка по поручению Клиента. Она регулируется разделом 14 оферты и Приложением 1, а не этой Политикой.
8. Сроки хранения и уничтожение
| Данные | Срок |
|---|---|
| Договор, Счета, акты, сведения о платежах | 5 лет после окончания отчётного года, в котором составлен документ (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) |
| Сведения о принятии оферты (п. 4.5 оферты) и переписка по Договору | Срок действия Договора и 5 лет после его прекращения |
| Регистрационные данные Администратора и контактных лиц, не входящие в документы выше | Срок действия Договора и период из раздела 20 оферты (не более 60 дней после окончания Периода выгрузки) |
| Журналы входов (IP-адрес, браузер, время) | 13 месяцев с даты записи |
| Заявки на демо и связь, если Договор не заключён | До 1 года с даты заявки или до отзыва согласия, если он наступит раньше |
| Журналы веб-сервера Сайта | До 3 месяцев |
| Данные Яндекс.Метрики | По условиям сервиса Яндекс.Метрика, но не дольше 1 года после последнего посещения |
| Записи посещений Сайта (п. 9.6) | 14 дней с даты посещения |
8.1. Когда срок истёк, цель достигнута или согласие отозвано (и нет другого основания), мы уничтожаем данные в течение 30 дней (ч. 4–5 ст. 21 Закона). В резервных копиях данные уничтожаются при их плановой замене.
8.2. Уничтожение оформляем по требованиям приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179.
9. Cookies и веб-аналитика
9.1. На Сайте работает сервис веб-аналитики Яндекс.Метрика (ООО «ЯНДЕКС», ОГРН 1027700229193, г. Москва). Он использует cookies и собирает: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, адреса просмотренных страниц, источник перехода, время на Сайте, действия на страницах — клики, прокрутку и движения курсора (Вебвизор). Содержимое полей форм (имя, телефон, e-mail) Метрика не записывает. Данные хранятся в России.
9.2. Метрика загружается только после того, как вы нажмёте «Согласен» в баннере о cookies. Если нажать «Только необходимые», Сайт работает полностью, но счётчик не загружается.
9.3. Отозвать согласие или изменить выбор можно в любой момент: ссылкой «Настройки cookies» внизу страницы или удалив cookies и данные сайта в браузере. Отключить сбор данных Метрикой на всех сайтах можно и с помощью блокировщика Яндекса: https://yandex.ru/support/metrica/general/opt-out.html.
9.4. Данные Метрики мы получаем только в виде обобщённой статистики и не пытаемся по ним установить личность посетителя.
9.5. Если вы перешли на Сайт по рекламному объявлению Яндекса, в ссылке есть идентификатор клика (yclid). Когда вы отправляете заявку, мы сохраняем его вместе с заявкой и передаём Яндексу только этот идентификатор, вид заявки и время — чтобы оценить, какая реклама работает. Имя, e-mail, телефон и текст заявки Яндексу не передаются. Это не зависит от выбора в баннере о cookies, потому что cookies для этого не используются.
9.6. Запись посещений средствами Сайта. Если вы нажали «Согласен» в баннере о cookies, Сайт также сам записывает ход посещения: открытые страницы, прокрутку, клики, движения курсора и размер окна браузера. Содержимое полей форм (имя, телефон, e-mail, текст сообщения) не записывается, вместо введённых символов сохраняются звёздочки. Запись хранится на нашем сервере в России, доступна только Оператору, не связывается с вашим именем и контактами и используется только для улучшения Сайта. Если нажать «Только необходимые» или отозвать согласие, запись не ведётся.
10. Как мы защищаем данные
10.1. Мы принимаем меры, которые требует ст. 19 Закона, в том числе:
- шифрование соединений с Сайтом и Сервисом (TLS);
- хранение паролей только в виде хеша;
- разграничение доступа; доступ к серверам есть только у Оператора лично или у назначенных им лиц, обязанных соблюдать конфиденциальность;
- журналирование входов;
- межсетевой экран и защита от подбора паролей;
- своевременная установка обновлений безопасности;
- резервное копирование.
10.2. Мы назначили ответственного за организацию обработки (п. 1.3), утвердили внутренние документы по обработке и защите персональных данных и оценили вред, который может быть причинён субъектам (ст. 18.1 Закона).
10.3. Инциденты. Если произойдёт неправомерная или случайная передача, предоставление, распространение или доступ к персональным данным, мы уведомим Роскомнадзор в течение 24 часов, а о результатах расследования — в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21 Закона). Если инцидент затронет данные в Экземпляре Клиента, мы сообщим об этом Клиенту в срок из п. 6.5 Приложения 1 оферты.
11. Ваши права и как ими воспользоваться
11.1. Вы вправе:
а) получить сведения об обработке своих данных: что обрабатывается, зачем, на каком основании, кому передаётся, как долго хранится (ч. 7 ст. 14 Закона);
б) потребовать уточнить, заблокировать или уничтожить данные, если они неполные, устаревшие, неточные, получены незаконно или не нужны для заявленной цели;
в) отозвать согласие на обработку;
г) потребовать прекратить обработку (ч. 5.1 ст. 21 Закона);
д) обжаловать наши действия в Роскомнадзоре (https://rkn.gov.ru) или в суде.
11.2. Как направить запрос. Письмом по почте или на e-mail из п. 1.2. В запросе укажите (ч. 3 ст. 14 Закона):
- фамилию, имя, отчество;
- номер, дату выдачи и орган, выдавший паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность);
- сведения о ваших отношениях с нами: например, наименование организации-Клиента, адрес Экземпляра или дату заявки на демо;
- что вы просите;
- подпись. Запрос в электронной форме подписывается электронной подписью. Запрос с обычного e-mail мы примем, если сможем убедиться, что он отправлен вами, например с адреса, который уже есть у нас.
Представитель прикладывает доверенность.
11.3. Сроки ответа:
- сведения об обработке — в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса (ч. 1 ст. 20 Закона);
- требование прекратить обработку — в течение 10 рабочих дней (ч. 5.1 ст. 21 Закона);
- оба срока мы можем продлить не более чем на 5 рабочих дней, если направим вам мотивированное уведомление;
- уточнение данных — в течение 7 рабочих дней с момента, когда вы подтвердили, что данные неполные, неточные или устаревшие (ч. 3 ст. 20 Закона);
- прекращение незаконной обработки — в течение 3 рабочих дней, а уничтожение таких данных, если их нельзя сделать законными, — в течение 10 рабочих дней с момента выявления (ч. 3 ст. 21 Закона);
- после отзыва согласия — прекращаем обработку и уничтожаем данные в течение 30 дней, если у нас нет другого законного основания для обработки (ч. 5 ст. 21 Закона). Например, данные из Счетов и актов мы храним по закону о бухгалтерском учёте даже после отзыва согласия.
11.4. Ответ на запрос бесплатен.
12. Изменение Политики
12.1. Мы можем изменить Политику, например при подключении новых сервисов или изменении закона. Новая редакция публикуется по адресу https://ofisdesk.ru/privacy с номером и датой и действует с момента публикации, если в ней не указано иное.
12.2. Если изменение затрагивает Клиентов (например, новый получатель данных за рубежом), мы дополнительно сообщим об этом Администратору по e-mail.
12.3. Если положения этой Политики и оферты расходятся в части данных представителей Клиента, применяется эта Политика. В части данных в Экземплярах применяется оферта и её Приложение 1.