Заявки из электронной почты
Письмо на support@вашакомпания.ru превращается в заявку, ответ сотрудника по почте — в комментарий к ней. OfisDesk сам склеивает переписку, забирает вложения и не пускает в очередь рассылки и автоответы.
- проверка ящика каждые 5 минут
- вложения в заявке
- без дублей и рассылок
Как это настраивается: почта для заявок меньше чем за минуту
В демо-экземпляре приём почты выключен, поэтому в ролике — экраны настройки, а не живое письмо. Пресет выбран для показа и не сохранён.
Видео · 0:54 · со звуком. Снято в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Ещё по теме:
Подключение почты
Выберите почтовый сервис и введите адрес с паролем приложения — серверы подставятся сами.
- Яндекс 360, Mail.ru, Google, свой сервер Exchange
- Уведомления сотрудникам уходят с вашего адреса
- Ответ в письме становится комментарием, закрытая заявка переоткрывается
Как письмо становится заявкой
OfisDesk проверяет ящик поддержки каждые 5 минут. Новое письмо — новая заявка с темой и текстом письма, ответ на уведомление — комментарий к нужной заявке.
- Переписка склеивается по номеру заявки в теме, а если тему изменили — по служебным заголовкам письма (In-Reply-To, References)
- Вложения из письма попадают в заявку или в комментарий, к которому пришли
- Повторное письмо того же сотрудника с похожей темой в течение 48 часов дополняет открытую заявку, а не создаёт дубль
- Приглашения на встречу с адресом переговорной бронируют комнату и в заявки не превращаются
Настройки входящей почты в демо-экземпляре.
Рассылки и автоответы в очередь не попадают
Письмо, которое не похоже на просьбу сотрудника, OfisDesk пропускает и не создаёт по нему заявку.
Рассылки и автоответы
Письма со служебными признаками рассылки, автоответы «я в отпуске» и собственные уведомления OfisDesk отсекаются.
Роботы и поздравления
Отправители noreply, mailer-daemon, напоминания календарей и письма со стоп-словами в теме — поздравления, вебинары, промокоды — заявками не становятся.
Только свои домены
Можно принимать письма только с доменов вашей компании и заблокировать отдельных отправителей. Эти списки включаются по запросу в поддержку.
Microsoft 365 поддерживается?
Только отправка уведомлений. Приём писем из Microsoft 365 по паролю Microsoft отключил, поэтому входящие из Exchange Online сейчас не подключаются. Свой сервер Exchange — подключается.
Что если сотрудник ответит на письмо по закрытой заявке?
Ответ добавится в ту же заявку, а заявка переоткроется — исполнитель увидит её снова.
Что если сотрудник поменял тему письма?
Ответ всё равно попадёт в свою заявку: OfisDesk связывает письма по служебным заголовкам переписки, а не только по номеру заявки в теме.
Попадут ли вложения из письма в заявку?
Да. Файлы из письма прикладываются к новой заявке, а если это ответ — к комментарию, с которым пришли. Агент видит их во вложениях карточки заявки.
С какого адреса сотрудники получают уведомления?
С вашего адреса поддержки — того же ящика, который подключён для приёма. Сотрудник отвечает на уведомление, и его ответ попадает в ту же заявку.
Как часто OfisDesk проверяет почту?
Каждые 5 минут. Обработанные письма можно перекладывать в отдельную папку ящика.
Попадут ли в заявки рассылки и поздравления?
Нет. Письма с признаками рассылки, автоответы, письма от noreply-адресов и письма со стоп-словами в теме — поздравления, вебинары, промокоды — пропускаются. Принимать письма только с доменов вашей компании можно включить по запросу в поддержку.
Заведите первые заявки уже сегодня
30 дней, все функции, любое число агентов. Оплата при регистрации не нужна.
- 1Оставьте заявкукомпания и адрес, например romashka.ofisdesk.ru
- 2Подтвердите почтучерез пару минут придёт ссылка на ваш OfisDesk и вход администратора
- 3Настройте отделы и пригласите сотрудниковпоможем по видеосвязи