Система онбординга и заявок для отдела кадров: отпуска, больничные, приём и увольнение
OfisDesk — внутренний сервис отдела кадров. Сотрудник подаёт заявку или отпуск на портале и видит, на каком она этапе. Руководитель согласует отпуск в один клик, коллеги видят, кто сегодня не на месте, а приём нового сотрудника идёт одной заявкой с чек‑листом для HR и IT. Всё это — в той же системе, где работают IT и АХО.
- отпуска и больничные
- увольнение в один клик
- сотрудники — 0 ₽
Как это выглядит: пять сценариев отдела кадров меньше чем за две минуты
Снято в демо-экземпляре, сотрудники и данные вымышленные. Нажмите на шаг справа, чтобы перейти к нужному месту.
Видео · 1:40 · со звуком. Снято в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Ещё по теме:
Заявки в отдел кадров вместо чатов и Excel
Просьбы в мессенджерах
Справки и вопросы по отпуску — в личных сообщениях. Через неделю никто не помнит, кто просил.
Отпуска в Excel
Файл ходит по почте, остаток дней считают вручную.
«Где моё заявление?»
Сотрудник не видит, согласовал ли руководитель, и идёт в кадры.
«Кто сегодня на больничном?»
Руководитель узнаёт последним, а заявки заболевшего ждут его возвращения.
Учёт отпусков: от заявления до графика
Сотрудник выбирает даты в календаре и видит, сколько дней останется и кто из коллег в отпуске. Решение руководителя приходит ему на почту.
- Согласует руководитель по оргструктуре или руководитель отдела; HR и администратор — тоже. Свою заявку руководитель не согласует
- Нерабочие праздничные дни в ежегодный отпуск не входят (ст. 120 ТК РФ) — система вычитает их сама
- Больничный, отпуск за свой счёт и учебный остаток не уменьшают
- Остатки дней — загрузка и выгрузка CSV-файла (например, выгрузки из вашей кадровой программы или Excel): дни отпуска на год, использованные и до 10 полей карточки по выбору; перед загрузкой видно, что изменится
Кто сегодня не на месте — видно всем, причина — только HR
Больничный отмечается тем же календарём, что и отпуск, и согласуется руководителем. В день начала статус сотрудника меняется сам.
- Коллеги в оргструктуре и графике видят «отсутствует до …», что это больничный — только HR, администратор и руководитель
- Если заболел агент, его открытые заявки уходят коллегам по матрице ответственности, а новые — доступному коллеге из матрицы ответственности
- Руководитель IT или администратор может отметить агента «болеет» и передать его заявки коллеге в один клик
- Больничный по календарю заканчивается сам — статус возвращается без участия HR
Система онбординга: приём сотрудника одной заявкой
HR заполняет одну форму: кто, в какой отдел и когда выходит. Технику и доступы отмечает галочками: ноутбук, монитор, почта, учётная запись AD, VPN, СКУД, CRM и другие системы.
- Заявка попадает в отдел HR со сроком
- Из формы собирается чек‑лист: задачи HR, IT · Устройства, IT · Доступы и команды — бадди, встреча с руководителем, рабочие каналы
- У каждой задачи — исполнитель, понятный статус и срок; просроченные переносятся на ближайший понедельник
- Приём и увольнение — в одной системе: что при выходе выдали, то при уходе забираете и отключаете
Оффбординг в один клик: доступы отзываются одной кнопкой
Прямо в заявке на увольнение HR, IT или администратор нажимает «Отключить доступы (уволить)» и подтверждает — OfisDesk переводит сотрудника в «Уволен» и отзывает всё, что выдавал внутри портала.
- Сотрудник исчезает из оргструктуры и справочника — история его заявок остаётся
- Система убирает его из всех отделов и матрицы ответственности, снимает роли
- Учётная запись портала выключается, активные сессии обрываются — войти больше нельзя
- Доступ в хранилище паролей отзывается жёстко — к общим папкам и секретам команды
- В заявке остаётся отметка: кто и когда отключил доступы
Открытые заявки и ответственность уволенного администратор передаёт преемнику отдельным шагом — в разделе «Передача дел». Доменную учётную запись в Active Directory, почту и VPN отключает администратор — это шаги чек‑листа с ответственным и статусом.
Понятный чек-лист: видно, что готово, а что застряло
Из формы увольнения собирается чек‑лист по группам HR, IT и «Команда»: что отключить, какую технику принять и кому передать дела.
- У каждой задачи понятный статус: готово, в работе, заблокировано с причиной или просрочено
- Застрявшую задачу помечают «заблокировано» и пишут причину — её видно прямо в списке
- В шапке — последний день и сколько до него осталось, сколько задач готово, в работе и заблокировано
- Тот же прогресс виден в карточке заявки; фильтр «Мои задачи» показывает человеку только его часть
Карточки сотрудников и оргструктура
Оргструктура «Команда» — из Active Directory или вручную: отделы, руководители, дни рождения, новички и кто не на месте.
- HR правит карточки сотрудников; кому ещё это можно, задаёт администратор — людям, отделам или группам AD
- Руководитель из карточки — это и согласующий отпусков, и строка в оргструктуре
- Уволенного можно скрыть с портала, история его заявок остаётся
Опросы, объявления и свой отдел
eNPS за пару минут
Опросы анонимные и именные — как решит организатор. Для eNPS есть готовый шаблон: оценка 0–10 и два открытых вопроса. Индекс считается сам — доля промоутеров минус доля критиков.
Объявления на портале
Новости и изменения правил — баннером на портале. Для страницы отдела кадров есть готовые шаблоны.
Свои категории заявок
Справки, копии документов, вопросы — категории заявок отдела HR и их поля настраиваются в конструкторе форм. Заявки отдела видят и обрабатывают его сотрудники.
Рядом с вашей кадровой системой
Кадровый учёт и расчёты остаются в 1С:ЗУП — OfisDesk берёт на себя заявки, согласования и порядок.
Остатки отпусков — файлом CSV
HR загружает CSV, выгруженный из 1С или Excel: дни отпуска на год, использованные, больничные. Перед загрузкой видно, кому что изменится. Обратно — выгрузка сотрудников в CSV с выбранными полями, в том числе днями отпуска.
Сотрудники из Active Directory
ФИО, должности, отделы и руководители подтягиваются из каталога. Руководитель из карточки — он же согласующий отпусков.
Почта и Telegram
О решении по отпуску сотрудник узнаёт письмом и сообщением в Telegram, согласующему приходит письмо о новой заявке.
Платят только агенты. Сотрудники и руководители — бесплатно
Агент — тот, кто работает с заявками: сотрудник отдела кадров, IT или АХО. Сотрудники, которые подают заявки и отпуска, и руководители, которые только согласуют отпуска, платного места не занимают. Во всех тарифах — все функции.
Месяц
оплата помесячно, без обязательств
- Места докупаются в любой день — доплата за оставшиеся дни
- Все функции
Год
17 880 ₽ за агента разом, на год
- На 6 000 ₽ в год меньше, чем помесячно
- Все функции
Безлимит
любое число агентов в одном экземпляре
- Выгоднее годовой оплаты уже с 9 агентов
- Все функции
Цены без НДС (УСН). Оплата картой (ЮKassa) или по счёту с расчётного счёта организации или ИП. Если оплатить в пробный период, оплаченный срок начнётся после его окончания — бесплатные дни не пропадают. Подробнее о тарифах
Это замена 1С:ЗУП или кадрового документооборота?
Нет. OfisDesk не ведёт кадровый учёт, приказы и расчёты, в нём нет электронной подписи и КЭДО. Он закрывает другую задачу: заявки сотрудников в отдел кадров, согласование отпусков, приём и увольнение по чек‑листу, оргструктуру и опросы.
Можно ли оформить больничный лист (ЭЛН)?
Нет. Электронных листков нетрудоспособности и обмена с СФР в OfisDesk нет. Больничный здесь — отметка об отсутствии: её согласует руководитель, коллеги видят «отсутствует до …», а заявки заболевшего агента уходят коллегам.
Как остатки отпусков попадают из 1С?
HR выгружает из 1С файл CSV с email сотрудника и количеством дней отпуска на год и загружает его на странице «Балансы отпусков». Шаблон файла скачивается там же, перед загрузкой видно, кому что изменится. Пока данные не загружены, у каждого 28 дней в году. Прямой интеграции с 1С по API нет — файл загружают вручную.
Видят ли коллеги, что сотрудник на больничном?
Нет. В оргструктуре и графике отдела коллеги видят «отсутствует до …». Что это больничный, видят только HR, администратор и руководитель сотрудника.
Что происходит при увольнении сотрудника?
HR, IT или администратор создаёт заявку «Увольнение», и из формы собирается чек‑лист: что отключить, какую технику принять и кому передать дела. Когда дела закрыты, в самой заявке нажимают «Отключить доступы (уволить)» и подтверждают — OfisDesk переводит сотрудника в «Уволен»: убирает из всех отделов и матрицы ответственности, снимает роли, выключает учётную запись портала и обрывает активные сессии, жёстко отзывает доступ в хранилище паролей. Открытые заявки уволенного передают преемнику отдельным шагом — в разделе «Передача дел». Саму доменную учётную запись в Active Directory, почту и VPN отключает администратор — это шаги чек‑листа.
Отключает ли OfisDesk учётную запись в Active Directory при увольнении?
Доступы внутри OfisDesk — учётную запись портала, роли, отделы, матрицу ответственности и доступ в хранилище паролей — система отзывает сама по кнопке «Отключить доступы (уволить)» в заявке. Доменную учётную запись в Active Directory по умолчанию отключает администратор, это шаг чек‑листа с ответственным. Для подключённого Active Directory её отключение можно вынести в настройку отдельно — это зависит от вашей инфраструктуры. Учётные записи и почту в AD или облаках OfisDesk не создаёт.
Это система обучения (LMS)?
Нет. Курсов, тестов и программ адаптации с уроками в OfisDesk нет. Онбординг здесь — это заявка на приём и чек‑лист задач HR, IT и команды, чтобы к первому дню всё было готово.
Сколько стоит для отдела кадров?
Платите за агентов — сотрудников, которые работают с заявками: 1 990 ₽ в месяц за агента, при оплате за год — 1 490 ₽ в месяц. Отдел кадров из двух человек — 3 980 ₽ в месяц. Сотрудники, которые подают заявки и отпуска, и руководители, которые только согласуют, — бесплатно. Первые 30 дней — бесплатно.
Проведите следующий выход сотрудника через OfisDesk
30 дней, все функции, любое число агентов. Оплата при регистрации не нужна.
- 1Оставьте заявкукомпания и адрес, например romashka.ofisdesk.ru
- 2Подтвердите почтучерез пару минут придёт ссылка на ваш OfisDesk и вход администратора
- 3Настройте отделы и пригласите сотрудниковпоможем по видеосвязи