Чек-лист увольнения сотрудника: оффбординг от заявления до последнего дня

Чек-лист увольнения сотрудника: все этапы в одной таблице

Оффбординг — это не только последний день. Начинается он, как только стало известно об уходе, а заканчивается уже после: когда переназначены задачи и закрыты все доступы. В таблице — шаги по этапам и кто за них отвечает. Скопируйте её в свой документ и поправьте под компанию.

01 · Что этоЧто такое оффбординг (offboarding)

Оффбординг (от англ. offboarding) — процесс увольнения сотрудника: всё, что компания делает, когда человек уходит. Это зеркало онбординга (приёма): при приёме доступы и технику выдают, при увольнении — забирают и отключают.

Хороший оффбординг решает четыре задачи:

• Безопасность. Вовремя закрыть все доступы, чтобы бывший сотрудник не мог войти в системы.
• Возврат активов. Собрать технику, пропуска, токены — ничего не должно «уйти» вместе с человеком.
• Передача знаний. Задачи, проекты, клиенты и документы переходят к коллегам без потерь.
• Корректное расставание. Вовремя оформить документы и расчёт — это и закон, и репутация компании.

02 · Как только узналиЧто сделать, как только стало известно об увольнении

Чем раньше начать, тем меньше суеты в последний день.

1. Зафиксируйте данные. Дата увольнения, причина, кто принимает дела. От даты зависят сроки документов и расчёта.
2. Оформите документы. Заявление или соглашение сторон, приказ об увольнении. Основание и дату сверяйте с действующей редакцией ТК РФ.
3. Запланируйте отзыв доступов и возврат техники. Составьте список систем и устройств, которые закреплены за сотрудником, и назначьте их отключение на последний день.
4. Предупредите команду. Руководитель сообщает коллегам и, если нужно, клиентам и подрядчикам, кто теперь ведёт их вопросы.

03 · Передача делПередача дел и знаний

Самое ценное, что уходит с сотрудником, — это знания. Чтобы они остались в компании:

• составьте список дел, проектов и клиентов, которые нужно передать;
• назначьте, к кому переходит каждая задача, и познакомьте преемника с контактами;
• попросите сложить инструкции и документы в общие хранилища, а пароли — в общий доступ команды, а не в личные заметки;
• при желании проведите короткое exit-интервью: что было удобно, что стоит улучшить.

04 · Доступы и техникаОтзыв доступов и возврат техники: чек-лист для IT

Это ключевая часть оффбординга с точки зрения безопасности. В последний рабочий день IT проходит по списку:

Важно, чтобы у каждого пункта был ответственный и отметка «сделано». Иначе легко забыть про какую-нибудь редкую систему, доступ к которой останется открытым. Ключевой шаг — доменная учётная запись: как только её отключают в Active Directory, вход во все связанные системы закрывается:

05 · Последний деньПоследний рабочий день: документы и расчёт

В день увольнения у компании есть обязанности по закону. Основные:

• Выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если книжка ведётся в электронном виде) в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
• Произвести расчёт. Все суммы, причитающиеся сотруднику, выплачивают в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
• Выдать по заявлению копии документов, связанных с работой.

Параллельно IT и АХО закрывают доступы и принимают технику и пропуск. Удобно, когда организационные задачи и обязанности по ТК РФ собраны в один чек‑лист: тогда ни документы, ни отключение доступов не забываются.

06 · РолиКто за что отвечает при увольнении

Оффбординг работает, когда у каждого участника своя часть и все видят общий прогресс:

07 · ОшибкиЧастые ошибки при увольнении

• Доступы закрывают с опозданием. Учётная запись и VPN уволенного работают ещё неделями — это прямой риск.
• Нет одного ответственного за задачу. «Технику заберёт IT», «нет, АХО» — и ноутбук остаётся у бывшего сотрудника.
• Дела не передали. Проекты и клиенты «повисают», коллеги разбираются постфактум.
• Пароли ушли вместе с человеком. Доступы к общим сервисам были в личных заметках сотрудника.
• Забыли про расчёт или документы в срок. Это уже нарушение ТК РФ, а не просто неудобство.
• Чек-лист не обновляют. После каждого ухода стоит проверить, все ли системы попали в список.

08 · В OfisDeskКак вести чек-лист увольнения в OfisDesk

В OfisDesk увольнение — это одна заявка «Увольнение». Её создают HR, IT или администратор. В форме указывают, кто уходит, причину и последний день, отмечают галочками, что отключить (доменная учётная запись, почта, VPN, СКУД и другие системы) и что забрать (ноутбук, монитор, телефон, токен или ЭЦП, карта СКУД).

Из формы собирается чек‑лист увольнения из трёх групп:

• HR — оформление документов, приказ, финальная ведомость, расчёт отпуска, выдача трудовой.
• IT — деактивировать учётную запись AD, архивировать почтовый ящик, отозвать VPN-сертификат, деактивировать СКУД, удалить из рассылок и чатов.
• Команда — перенос владения задачами и передача дел коллеге.

На каждую задачу назначают ответственного; фильтр «Мои задачи» показывает человеку только его часть. У каждой задачи понятный статус: «готово», «в работе», «заблокировано» с причиной (её видно прямо в списке) или «просрочено». В шапке — последний день и сколько до него осталось, сколько задач готово, в работе и заблокировано. Тот же прогресс виден в карточке заявки в блоке «Чек-лист увольнения». Свои задачи можно добавить в любую группу.

Одна кнопка в заявке → доступы отозваны

Главное отличие от обычной таблицы в документе: отзыв доступов внутри OfisDesk делается не руками. В заявке на увольнение HR, IT или администратор нажимает «Отключить доступы (уволить)» и подтверждает, и система переводит сотрудника в «Уволен» и закрывает всё, что выдавала на портале:

Сотрудник исчезает из оргструктуры и справочника, но история его заявок остаётся. Так уволенный не сохраняет вход в рабочие системы на портале. Чтобы его дела не повисли, открытые заявки и ответственность администратор передаёт преемнику отдельным шагом — в разделе «Передача дел».

Скриншоты и видео сняты в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.

Такой же чек‑лист есть для приёма сотрудника — приём и увольнение живут в одной системе: см. статью «чек‑лист адаптации» и раздел для кадров. Сотрудники пользуются порталом бесплатно, платят только агенты; попробовать можно 30 дней бесплатно.

Частые вопросы