Содержание
- Сотрудник открывает «Запросить отпуск» в своём профиле.
- Выбирает даты в календаре на три месяца и видит, кто из коллег в эти дни в отпуске.
- Остаток считается сам: «Останется 15 из 28 дн.», праздник 4 ноября в отпуск не входит.
- Отправляет заявку — она уходит на согласование.
- Руководитель видит заявку в очереди «На согласование» и одобряет её.
- Отпуск появляется в графике отдела на год.
Ролик · 0:47 · со звуком — демо-экземпляр OfisDesk.
Коротко: что сделать до конца 2026 года
Чек-лист для графика на 2027 год
- Утвердите график не позднее 17 декабря 2026 года — за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ).
- Если в компании есть первичная профсоюзная организация, учтите мнение её выборного органа (ст. 123, 372 ТК РФ).
- О начале каждого отпуска известите сотрудника под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ).
- Нерабочие праздничные дни в ежегодный отпуск не включаются (ст. 120 ТК РФ).
01 · Что этоЧто такое график отпусков и зачем он нужен
График отпусков — документ, по которому определяется очерёдность ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников на календарный год. Работодатель утверждает его ежегодно (ст. 123 ТК РФ).
График обязателен и для работодателя, и для сотрудника: работодатель должен отпустить человека в запланированные даты, а сотрудник не может сам уйти в другие даты без согласования. Для компании это ещё и инструмент планирования: заранее видно, когда в отделе не хватит людей, кого кем заменить и когда понадобятся деньги на отпускные.
В график включают ежегодные оплачиваемые отпуска — основной (не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ)) и дополнительные. График по ст. 123 ТК РФ определяет очерёдность только ежегодных оплачиваемых отпусков, поэтому отпуска без сохранения зарплаты, учебные, по беременности и родам и по уходу за ребёнком в него обычно не включают.
02 · Кто составляетКто составляет и утверждает график
Трудовой кодекс говорит только о том, что график утверждает работодатель. Кто готовит проект — решает сама компания. Обычно роли распределяют так:
Удобно закрепить порядок в локальном акте или приказе: кто, в какие сроки и в каком виде собирает пожелания. Тогда каждый год не придётся договариваться заново.
03 · СрокиКогда составляется график отпусков и до какого числа утвердить на 2027 год
График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Для 2027 года это означает: не позднее 17 декабря 2026 года. Если в компании есть первичная профсоюзная организация, график утверждают с учётом мнения её выборного органа (ст. 372 ТК РФ).
Когда начинать составлять график, Трудовой кодекс не говорит — он устанавливает только срок утверждения. Поэтому составляют его заранее, в октябре — ноябре: нужно успеть собрать пожелания, свести пересечения и, если есть профсоюз, дать ему время на ответ. Утвердить раньше 17 декабря можно и даже лучше — у сотрудников останется время спланировать отдых.
| Этап | Ориентир для графика на 2027 год |
|---|---|
| Сбор пожеланий сотрудников | октябрь — середина ноября 2026 |
| Сведение, пересечения, замены | вторая половина ноября |
| Проект — в выборный орган профсоюза (если есть) | конец ноября — начало декабря: профсоюзу до 5 рабочих дней, при разногласиях ещё 3 дня на консультации (ст. 372 ТК РФ) |
| Утверждение | не позднее 17 декабря 2026 (ст. 123 ТК РФ) |
| Уведомление о начале каждого отпуска | не позднее чем за 2 недели до начала (ст. 123 ТК РФ) |
Закон устанавливает срок утверждения, срок уведомления и сроки учёта мнения профсоюза (ст. 372 ТК РФ); сроки сбора и сведения — рекомендация.
04 · ПрофсоюзУчёт мнения профсоюза
График утверждают с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, который установлен для принятия локальных нормативных актов (ст. 123, 372 ТК РФ). Если профсоюза в компании нет, этот шаг пропускают.
- Направьте проект и обоснование. Работодатель передаёт проект графика в выборный орган профсоюза.
- Получите мотивированное мнение. Профсоюз отвечает в письменной форме не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта.
- Если профсоюз не согласен. Работодатель может согласиться с мнением профсоюза либо обязан в течение трёх дней после его получения провести дополнительные консультации. Если согласия нет, разногласия оформляют протоколом, после чего график можно утвердить. Профсоюз вправе обжаловать его в трудовую инспекцию или суд (ст. 372 ТК РФ).
Закладывайте эти дни в календарь: если отправить проект профсоюзу 15 декабря, уложиться в срок до 17 декабря может не получиться.
05 · Удобное времяКому отпуск — в удобное время
Некоторым сотрудникам закон разрешает выбирать время отпуска самим. Их пожелания нужно учесть в графике в первую очередь:
| Кто | Право |
|---|---|
| Сотрудники младше 18 лет | Ежегодный отпуск 31 календарный день в удобное время (ст. 267 ТК РФ) |
| Муж, жена которого в отпуске по беременности и родам | Ежегодный отпуск в период этого отпуска жены, независимо от стажа у работодателя (ст. 123 ТК РФ) |
| Женщина перед отпуском по беременности и родам, сразу после него или после отпуска по уходу за ребёнком | Ежегодный отпуск по её желанию, независимо от стажа (ст. 260 ТК РФ) |
| Один из родителей (опекун, попечитель, приёмный родитель) ребёнка-инвалида до 18 лет | Ежегодный отпуск в удобное время (ст. 262.1 ТК РФ) |
| Сотрудники с тремя и более детьми до 18 лет | Отпуск в удобное время, пока младшему ребёнку не исполнится 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ) |
Эти сотрудники вправе взять отпуск в удобное время и вне графика.
Право на отпуск в удобное время есть и у других категорий — по другим статьям ТК РФ и федеральным законам (например, супруги военнослужащих, ветераны боевых действий, почётные доноры). Перед утверждением графика сверьте список по вашей ситуации.
Совместители. Ежегодный отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, в том числе авансом, если на совместительстве ещё не отработано 6 месяцев (ст. 286 ТК РФ). Попросите у внешнего совместителя даты отпуска с основного места до утверждения графика.
06 · Форма Т-7Форма Т-7: обязательна или нет
Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 2013 года, после вступления в силу закона о бухучёте № 402-ФЗ, унифицированные кадровые формы не обязательны (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1): организация может утвердить свою форму. На практике многие продолжают пользоваться Т-7 — она привычна проверяющим и бухгалтерии.
Если делаете свою форму, сохраните основные сведения из Т-7:
- наименование организации, номер и дата документа, год, на который составлен график;
- отметка об учёте мнения профсоюза (если он есть) и подпись утверждающего;
- подразделение, должность, ФИО и табельный номер сотрудника;
- количество календарных дней, запланированная и фактическая дата;
- перенос отпуска: основание и новая дата, примечание.
График можно оформить и подписать электронно, если в компании введён электронный кадровый документооборот (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Знакомить с ним и уведомлять о начале отпуска в электронном виде можно тех сотрудников, которые участвуют в ЭКДО (с письменного согласия, когда оно требуется по ст. 22.2 ТК РФ).
07 · ПошаговоКак составить график отпусков на 2027 год: пошагово
Составление графика отпусков на 2027 год укладывается в семь шагов — от исходных данных до ознакомления сотрудников. Ориентиры по срокам каждого этапа — в разделе о сроках.
- Подготовьте исходные данные. Список сотрудников, положенное количество дней (основной и дополнительные отпуска), неиспользованные остатки прошлых лет, сотрудники с правом на отпуск в удобное время. Право на отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы, по соглашению сторон отпуск можно дать и раньше, а некоторым сотрудникам работодатель обязан дать отпуск раньше: женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, работникам до 18 лет, усыновившим ребёнка до 3 месяцев (ст. 122, ч. 3 ТК РФ).
- Соберите пожелания. Разошлите таблицу или форму с датами и количеством дней. Попросите сразу указать запасной вариант — это упростит сведение.
- Проверьте пересечения и замены. Для каждого отдела определите, сколько человек может отсутствовать одновременно, и кто кого замещает. Пиковые месяцы — обычно лето и новогодние праздники.
- Проверьте части отпуска. Отпуск можно делить на части по соглашению с сотрудником, но хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
- Согласуйте с руководителями и, если есть профсоюз, получите его мнение.
- Утвердите график не позднее 17 декабря 2026 года.
- Ознакомьте сотрудников с утверждённым графиком под подпись — так у каждого будут перед глазами свои даты. Уведомление о начале отпуска надёжнее оформить отдельно: о нём — ниже.
Пересечения удобно видеть сразу. В системе учёта отпусков, например в OfisDesk, сотрудник выбирает даты и на ближайшие месяцы видит, кто из команды уже в отпуске или подал заявку на эти дни.
08 · Шаблон ExcelБесплатный шаблон графика отпусков в Excel
В шаблоне четыре листа: «График» с графами формы Т-7, «Календарь», «Праздники» и «Как заполнить». Дата окончания отпуска считается сама, без нерабочих праздничных дней. Календарь закрашивает дни отпуска и показывает, сколько человек отдыхает одновременно.
09 · УведомлениеУведомление сотрудника о начале отпуска
О времени начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Форма уведомления законом не установлена.
Если сотрудника предупредили позже, чем за две недели, или не выплатили отпускные вовремя, по его письменному заявлению работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с сотрудником (ст. 124 ТК РФ). Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Надёжнее оформлять отдельное уведомление: подпись в графике ставится задолго до отпуска, и при споре её могут не признать извещением.
10 · ПереносПеренос отпуска и изменения в графике
Отпуск продлевают или переносят, если сотрудник был временно нетрудоспособен во время отпуска, исполнял государственные обязанности, если на это время закон освобождает от работы, а также в других случаях, предусмотренных законом или локальными актами (ст. 124 ТК РФ). Кроме того, перенести отпуск можно по соглашению сотрудника и работодателя.
- Перенос на следующий год. В исключительных случаях, когда отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, его можно с согласия сотрудника перенести на следующий рабочий год. Использовать его нужно не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен (ст. 124 ТК РФ).
- Не давать отпуск два года подряд запрещено, а работникам до 18 лет и занятым на работах с вредными или опасными условиями труда отпуск нужно давать ежегодно, переносить его на следующий год нельзя (ст. 124 ТК РФ).
- Отозвать из отпуска можно, как правило, только с согласия сотрудника (кроме случаев, прямо названных в ТК РФ). Работников до 18 лет, беременных и занятых на работах с вредными или опасными условиями труда отзывать нельзя (ст. 125 ТК РФ).
Порядок изменения графика кодекс подробно не описывает. Обычно перенос оформляют заявлением сотрудника и решением работодателя, а в графике заполняют графы о переносе: основание и новую дату.
11 · ПраздникиПраздничные дни в отпуск не включаются
Нерабочие праздничные дни, которые приходятся на ежегодный отпуск, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Отпуск продлевается на эти дни.
Нерабочие праздничные дни перечислены в ст. 112 ТК РФ: 1–6 и 8 января (новогодние каникулы), 7 января, 23 февраля, 8 марта, 1 мая, 9 мая, 12 июня и 4 ноября. Выходные, перенесённые постановлением Правительства, праздниками не становятся и в отпуск входят. Нерабочие праздники, установленные законом субъекта РФ, на практике тоже не включаются — добавьте их в шаблон.
| Отпуск | Дней | Окончание |
|---|---|---|
| с 7 июня 2027 | 14 | 21 июня — 12 июня не считается |
| с 27 декабря 2027 | 14 | 17 января 2028 — 1–8 января не считаются |
| с 2 августа 2027 | 28 | 29 августа — праздников нет |
В шаблоне Excel эти расчёты делает графа «Окончание отпуска»: праздники 2027 года и 1–8 января 2028 года уже внесены в список.
12 · ОшибкиЧастые ошибки
- Утвердили после 17 декабря. Это нарушение ст. 123 ТК РФ; датировать график задним числом нельзя.
- Не учли мнение профсоюза, хотя первичная профсоюзная организация в компании есть.
- Забыли сотрудников с правом на удобное время и совместителей — потом график приходится переделывать.
- Разбили отпуск на части меньше 14 дней, не оставив ни одной части от 14 дней (ст. 125 ТК РФ).
- Включили праздники в дни отпуска — у сотрудника фактически пропадают дни отдыха.
- Не уведомили за две недели отдельно, рассчитывая на подпись в графике. Надёжнее оформлять отдельное уведомление: подпись в графике ставится задолго до отпуска, и при споре её могут не признать извещением.
- Не ведут изменения. Перенос согласовали устно, а в графике остались старые даты — к концу года документ не совпадает с реальностью.
За нарушения трудового законодательства, в том числе норм об отпусках, ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.
13 · Где вестиГде вести график: таблица или система
Утверждённый документ — это по-прежнему подписанный график. А вот собирать пожелания, следить за пересечениями и переносами в течение года можно по-разному.
| Таблица Excel | Система учёта отпусков | |
|---|---|---|
| Сбор пожеланий | Рассылка файла, сведение вручную | Сотрудник сам выбирает даты в календаре |
| Пересечения | Видно после сведения | Видно при выборе дат: кто из команды в отпуске или подал заявку |
| Согласование | Почта, мессенджеры, подписи | Руководитель согласует заявку, сотрудник получает ответ |
| Остаток дней | Считать формулами | Считается сам |
| Стоимость | Бесплатно | Платно |
| Форма Т-7, приказ | Есть в шаблоне | Зависит от системы |
Таблицы хватит, если сотрудников немного, HR один и график почти не меняется в течение года. Систему стоит рассмотреть, когда отделов много, переносы случаются каждую неделю, а руководители не видят, кто у них в отпуске.
Ниже — как это устроено в OfisDesk.
14 · В OfisDeskКак вести график отпусков в OfisDesk
В OfisDesk сотрудник выбирает даты отпуска в календаре: на ближайшие месяцы видно, кто из команды уже в отпуске или подал заявку на эти дни, а пересечения на весь год видны на диаграмме отдела. Руководитель согласует заявку, после согласования остаток пересчитывается без праздничных дней, а отпуска отдела собраны в одну диаграмму на год — её видят руководитель и сотрудники отдела. Заявки на 2027 год можно подать заранее — руководитель увидит их на диаграмме отдела за 2027 год. Учтите: остаток дней в OfisDesk один, без разбивки по годам, и согласованная заявка на 2027 год списывается с текущего остатка — поэтому перед сбором пожеланий обновите сотрудникам остатки, например загрузкой CSV-файла.
Остатки дней отпуска можно загрузить CSV-файлом — например, выгрузкой из вашей кадровой программы — с предпросмотром перед применением. Накануне одобренного отпуска сотрудник и руководитель получают напоминание на почту, а сотрудник — ещё и в Telegram, если подключён бот. Форму Т-7 и приказы OfisDesk не формирует — они остаются в кадровой программе или системе кадрового документооборота. Уведомление о начале отпуска под подпись за две недели (ст. 123 ТК РФ) по-прежнему готовит кадровая служба.
Скриншоты сняты в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Сотрудники подают заявки на отпуск бесплатно, платные места нужны только агентам — тем, кто работает с заявками. Подробнее — на странице «Программа для графика отпусков» и в разделе для HR; попробовать можно 30 дней бесплатно.
Частые вопросы
До какого числа нужно утвердить график отпусков на 2027 год?
Не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ), то есть не позднее 17 декабря 2026 года.
Когда составляется график отпусков на 2027 год по Трудовому кодексу?
Трудовой кодекс устанавливает только срок утверждения — не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ), то есть до 17 декабря 2026 года. Когда начинать составление, компания решает сама; обычно пожелания собирают в октябре — ноябре, чтобы успеть свести пересечения и, если есть профсоюз, учесть мнение его выборного органа (ст. 372 ТК РФ).
Обязательно ли использовать форму Т-7?
Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, организация может утвердить свою форму. Т-7 по-прежнему можно использовать — шаблон в этой статье повторяет её графы.
Нужно ли включать в график сотрудников, принятых после его утверждения?
Трудовой кодекс этого прямо не требует. Отпуск таким сотрудникам обычно предоставляют по согласованию с работодателем; многие компании вносят их в график изменением. Порядок лучше закрепить в локальном акте.
Можно ли перенести отпуск, если он уже стоит в графике?
Да: в случаях из ст. 124 ТК РФ (например, болезнь во время отпуска) и по соглашению сотрудника и работодателя. Перенос оформляют документально и отмечают в графике.
Входят ли праздники в отпуск?
Нет. Нерабочие праздничные дни из ст. 112 ТК РФ в календарные дни ежегодного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ), отпуск продлевается на эти дни.
Нужно ли знакомить сотрудников с графиком под подпись?
Статья 123 ТК РФ этого прямо не требует. Но график принимается в порядке, установленном для локальных актов, а с ними работодатель обязан знакомить под подпись (ст. 22 ТК РФ), поэтому безопаснее ознакомить.
О начале отпуска нужно известить под подпись не позднее чем за две недели (ст. 123 ТК РФ). Надёжнее отдельно: подпись в графике ставится задолго до отпуска, и при споре её могут не признать извещением.