Содержание
Ролик · 1:00 · со звуком — демо-экземпляр OfisDesk.
Чек-лист адаптации нового сотрудника: все этапы в одной таблице
Адаптация начинается не в первый день, а за одну-две недели до него: к выходу человека должны ждать договор, рабочее место, техника и доступы. Дальше — первый день, первая неделя, первый месяц и итог через три месяца. В таблице — задачи по этапам и кто за них отвечает. Скопируйте её в свой документ и поправьте под компанию.
| Что сделать | Кто отвечает |
|---|---|
| До выхода: за 1–2 недели | |
| Согласовать дату выхода, должность, руководителя и формат работы: офис, удалёнка или гибрид | HR |
| Подготовить трудовой договор, должностную инструкцию и локальные акты для ознакомления | HR |
| Подготовить ноутбук, монитор, телефон или гарнитуру, токен — что нужно по должности | IT |
| Создать почту и учётную запись, выдать VPN, доступы к рабочим системам | IT |
| Подготовить рабочее место, пропуск или карту СКУД | АХО / HR |
| Назначить наставника на первые недели и составить план адаптации | Руководитель |
| Отправить приветственное письмо: когда и куда прийти, к кому обратиться, что взять с собой | HR |
| Первый день | |
| Встретить, выдать пропуск, показать рабочее место и офис | HR / АХО |
| Ознакомить с локальными актами под подпись, затем подписать трудовой договор | HR |
| Провести вводный инструктаж по охране труда | Специалист по охране труда или ответственный работник |
| Выдать технику, проверить вход в почту, VPN и рабочие системы | IT |
| Встреча 1:1: задачи, ожидания, план на первую неделю | Руководитель |
| Познакомить с командой, добавить в рабочие чаты и каналы | Наставник |
| Первая неделя | |
| Разобрать продукт, процессы и регламенты отдела | Наставник |
| Дать первую небольшую задачу с понятным результатом | Руководитель |
| Ежедневно отвечать на вопросы, 15 минут в конце дня | Наставник |
| Короткая встреча в конце недели: что понятно, чего не хватает | Руководитель |
| Первый месяц | |
| Самостоятельные задачи в зоне ответственности | Сотрудник |
| Встреча по итогам 30 дней: что получилось, цели на следующий месяц | Руководитель |
| Короткий опрос: как прошёл выход, что улучшить в процессе | HR |
| Три месяца | |
| Итоговая встреча: достигнуты ли цели плана адаптации | Руководитель |
| Решение по испытательному сроку, если он установлен | Руководитель / HR |
| Цели на следующие полгода, план развития | Руководитель |
| Разобрать, что в чек‑листе выхода стоит поправить для следующего новичка | HR |
Главное правило чек‑листа: у каждой задачи — один ответственный и понятный этап. «Подготовить ноутбук» без исполнителя обычно никто не готовит: HR думает, что это сделал IT, а IT не знает о выходе.
01 · ПодготовкаВыход нового сотрудника на работу: как подготовиться к первому дню
Большинство неудачных первых дней выглядят одинаково: человек пришёл, а ноутбука нет, пропуск не готов, почту создадут «к обеду». Чтобы так не было, подготовку стоит начинать сразу после того, как кандидат принял предложение.
- Зафиксируйте данные о выходе. ФИО, должность, отдел, руководитель, дата выхода и формат работы. Эти данные нужны всем: HR — для документов, IT — для учётной записи, АХО — для рабочего места.
- Определите технику и доступы. Какой ноутбук, нужен ли монитор, телефон, токен или электронная подпись; какие системы — почта, VPN, СКУД, CRM, таск-трекер. Список лучше согласовать с руководителем заранее, а не выяснять в первый день.
- Подготовьте документы. Трудовой договор, должностную инструкцию и локальные акты. До подписания договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, связанными с его работой (ст. 68 ТК РФ).
- Подготовьте рабочее место и пропуск. Стол, стул, канцелярия, место в шкафу; для удалённого сотрудника — доставка техники и проверка VPN до первого дня.
- Назначьте наставника. Это коллега, к которому новичок идёт с вопросами в первые недели. Наставник не заменяет руководителя, но снимает с него ежедневные мелочи.
- Отправьте приветственное письмо. Дата и время, адрес и вход, к кому подойти, что взять с собой, как будет устроен первый день. То же самое удобно держать на странице для новичков на внутреннем портале.
Вводный инструктаж по охране труда проводят до начала работы — так требует Порядок обучения по охране труда (постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464). Включите его в план первого дня.
02 · Первый деньПервый день: чек-лист для HR и руководителя
Первый день задаёт тон всей адаптации. Цель — чтобы к вечеру у человека работали все доступы, он знал свою первую задачу и понимал, к кому идти с вопросами.
- Утро. Встреча, пропуск, экскурсия по офису, подписание документов, вводный инструктаж.
- Техника. Выдача ноутбука и проверка входа: почта, VPN, рабочие системы. Если что-то не работает — IT решает это в первый же день, а не «на следующей неделе».
- Руководитель. Встреча 1:1 на 30–60 минут: роль в команде, ожидания на первый месяц, как и когда будут встречи.
- Команда. Знакомство с коллегами, рабочие чаты и каналы, обед с наставником или командой.
- Конец дня. Короткий разговор: что понятно, что нет, план на завтра.
03 · План 30-60-90План адаптации нового сотрудника: пример на 30-60-90 дней
План адаптации отвечает на вопрос «что должно получиться и к какому сроку». Удобная рамка — 30-60-90 дней: первый месяц — войти в работу, второй — работать самостоятельно, третий — выйти на целевой результат. Три месяца совпадают с обычным максимальным испытательным сроком: для большинства сотрудников он не может превышать трёх месяцев, для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов и обособленных подразделений — шести (ст. 70 ТК РФ).
| Период | Цель | Что делает сотрудник | Что делает руководитель и наставник | Как понять, что получилось |
|---|---|---|---|---|
| Неделя 1 | Освоиться | Знакомится с командой, процессами и инструментами, делает первую небольшую задачу | Встреча 1:1 в первый день, ежедневные ответы на вопросы, итог недели | Все доступы работают, первая задача сдана, вопросы не копятся |
| Дни 1–30 | Войти в работу | Ведёт задачи с поддержкой наставника, изучает регламенты и продукт | Еженедельные встречи, обратная связь по задачам | Типовые задачи сотрудник делает сам |
| Дни 31–60 | Работать самостоятельно | Берёт задачи целиком, предлагает улучшения | Встреча раз в две недели, расширяет зону ответственности | Результат по задачам без постоянных правок |
| Дни 61–90 | Выйти на целевой результат | Работает в полном объёме, готовит итог за три месяца | Итоговая встреча, решение по испытательному сроку, цели на полгода | Цели плана выполнены, договорились о следующих |
Пример плана адаптации: шаблон для копирования
Скопируйте шаблон в документ или на страницу портала и замените поля в квадратных скобках. Цели формулируйте через результат: не «изучить CRM», а «вести 20 клиентов в CRM без помощи наставника».
План адаптации: [ФИО], [должность] Руководитель: [ФИО] Наставник: [ФИО] Дата выхода: [дд.мм.гггг] НЕДЕЛЯ 1 — освоиться [ ] Встреча 1:1 с руководителем: задачи, ожидания, правила работы [ ] Знакомство с командой и смежными отделами [ ] Доступы проверены: почта, VPN, рабочие системы [ ] Первая задача: [какая], срок: [дата] ДНИ 1–30 — войти в работу [ ] Изучить: [регламенты, продукт, клиенты] [ ] Задачи месяца: [1–3 задачи с результатом] [ ] Встреча по итогам 30 дней: [дата] ДНИ 31–60 — работать самостоятельно [ ] Цели: [1–3 измеримые цели] [ ] Встреча по итогам 60 дней: [дата] ДНИ 61–90 — выйти на целевой результат [ ] Цели: [1–3 измеримые цели] [ ] Итоговая встреча и решение по испытательному сроку: [дата]
Для рабочих специальностей и линейного персонала план обычно короче — неделя-две до самостоятельной работы. Для руководителей и экспертов — длиннее и с акцентом на цели, а не на инструктажи.
04 · РолиКто за что отвечает: HR, IT, АХО, руководитель и наставник
Чек-лист адаптации сотрудников работает, только когда у каждого участника своя часть и все видят общий прогресс. Типичное распределение:
Если задачи разбросаны по чатам и почте, HR приходится вручную спрашивать каждого «а ноутбук готов?». Поэтому подготовку к выходу удобнее вести одним списком, где у каждой задачи — исполнитель и статус.
05 · ОшибкиЧастые ошибки при адаптации
- Подготовку начинают в день выхода. Технику и доступы готовят заранее — сразу после согласования даты.
- Нет одного ответственного за задачу. «Это IT», «это АХО» — и пропуск никто не заказал.
- План адаптации без целей. Список «изучить, ознакомиться» не показывает, справляется ли человек. Нужны измеримые результаты на 30, 60 и 90 дней.
- Наставник без времени. Если у наставника нет часа в день на новичка, он формальный.
- Нет встреч по итогам. Без разговоров на 30-й, 60-й и 90-й день проблемы всплывают только к концу испытательного срока.
- Чек-лист не обновляют. После каждого выхода стоит спросить новичка, чего не хватило, и поправить список.
06 · В OfisDeskКак вести чек-лист выхода в OfisDesk
В OfisDesk для отдела кадров подготовка к выходу — это одна заявка «Приём сотрудника». Её создают HR, IT или администратор. В форме — ФИО, должность, отдел, руководитель, дата выхода, формат работы, техника и доступы; системы, которых нет в списке, дописывают в поле «Дополнительные системы».
Из формы собирается чек‑лист выхода из четырёх групп:
- HR — трудовой договор, пропуск, приветственное письмо.
- IT · Устройства — задача на каждую отмеченную технику; если выбран ноутбук, добавляется настройка MDM и шифрования.
- IT · Доступы — почта, учётная запись AD, VPN, карта СКУД, CRM и каждая дополнительная система отдельной задачей.
- Команда — бадди на первую неделю, встреча welcome 1:1 с руководителем, добавление в рабочие каналы.
На каждую задачу назначают ответственного, а фильтр «Мои задачи» показывает человеку только его часть. Задачу отмечают «в работе» или «готово»; если она застряла — «заблокировано» с причиной, и причину видно прямо в списке. В шапке — дата выхода и сколько дней до неё, сколько задач готово, в работе и заблокировано. В карточке заявки тот же прогресс виден в блоке «Чек-лист выхода». Свои задачи можно добавить в любую группу.
Приём и увольнение живут в одной системе — это зеркало: для увольнения есть такой же чек‑лист (что отключить, какую технику принять и кому передать дела), а в самой заявке на увольнение одной кнопкой «Отключить доступы (уволить)» сотрудник переводится в «Уволен» и его доступы внутри портала отзываются. Подробнее — в чек‑листе увольнения сотрудника.
Скриншоты сняты в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Для самого новичка на портале сотрудников есть шаблон страницы «Новому сотруднику» — что взять в первый день, к кому обращаться, частые вопросы — и категория «Онбординг» в базе знаний. Сюда же можно положить план адаптации из этой статьи.
Чего в OfisDesk нет. Задачи чек‑листа выполняют люди: учётную запись AD, почту и доступы создаёт администратор и отмечает задачу сам. Напоминаний по задачам чек‑листа нет — прогресс смотрят в заявке. Курсов, тестов и плана 30-60-90 внутри системы тоже нет: план живёт в документе или на странице портала. Отдельного опроса по адаптации нет, короткий опрос новичкам можно собрать в разделе опросов.
Сотрудники пользуются порталом бесплатно, платные места нужны только агентам — тем, кто работает с заявками. Как это работает вместе с заявками в IT, — в разделе для IT‑отдела; попробовать можно 30 дней бесплатно.
Частые вопросы
Что такое чек‑лист адаптации нового сотрудника?
Список задач по этапам — до выхода, первый день, первая неделя, первый месяц, три месяца — с ответственным за каждую задачу. Он нужен, чтобы к первому дню всё было готово и ничего не потерялось между HR, IT, АХО и руководителем.
Чем чек‑лист адаптации отличается от плана адаптации?
Чек-лист — это организационные задачи компании: документы, техника, доступы, встречи. План адаптации — цели и задачи самого сотрудника на 30, 60 и 90 дней и критерии, по которым видно, что он справляется.
Кто отвечает за адаптацию нового сотрудника?
Общий процесс обычно ведёт HR, за цели и итог отвечает руководитель, за ежедневную помощь — наставник. IT готовит технику и доступы, АХО — рабочее место и пропуск.
Сколько длится адаптация?
Обычно ориентируются на три месяца — это и рамка плана 30-60-90 дней, и обычный максимум испытательного срока по ст. 70 ТК РФ. Для простых должностей хватает нескольких недель, для руководителей адаптация бывает дольше.
Что подготовить к выходу нового сотрудника?
Трудовой договор и локальные акты для ознакомления, рабочее место и пропуск, технику, почту, учётную запись и доступы к системам, наставника и план первой недели. Новичку — приветственное письмо: когда и куда прийти, к кому обратиться, что взять с собой.
Можно ли вести чек‑лист выхода в OfisDesk?
Да. HR, IT или администратор создаёт заявку «Приём сотрудника», и из формы собирается чек‑лист выхода: задачи HR, IT · Устройства, IT · Доступы и команды. На задачи назначают ответственных, отмечают «в работе», «готово» или «заблокировано» с причиной. Учётные записи и доступы создают люди — OfisDesk показывает, что сделано, а что нет.