Заявки в управляющую компанию бизнес‑центра
Если ваш офис в бизнес‑центре: сотрудник оставляет заявку «не работает кондиционер» — OfisDesk сам отправляет её управляющей компании письмом по шаблону и отмечает в карточке, когда и куда ушло письмо. Ответ УК на это письмо попадает в ту же заявку, поэтому вся история — в одном месте, а не в чатах и звонках.
Демо-экземпляр: ответ УК пришёл письмом — попал в заявку.
Как это выглядит: заявка в УК от формы до ответа
Снято в демо-экземпляре: письмо реально ушло на почтовый ящик, который играл роль управляющей компании, а ответ УК отправлен обычным письмом и попал в заявку через приём почты OfisDesk. Адрес этого служебного ящика в кадре закрыт плашкой «адрес УК».
Видео · 0:58 · со звуком. Снято в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Как это работает
- Справочник зданий и контакты управляющих компаний
- Категории работ: пропуска, инженерные системы, сервис, ремонт
- Заявка отправляется в УК автоматически по шаблону письма, в теме — номер заявки
- Ответ УК на письмо попадает в ту же заявку
- Кому
- управляющая компания БЦ (адрес из справочника зданий)
- Тема
- [Ваша компания] Заявка #20261006-0201: Кондиционер
Здравствуйте! Арендатор ООО «Ромашка», корпус Б, 5 этаж, офис 512.
Не работает кондиционер в переговорной. Просим направить техника.
Контакт на месте — офис‑менеджер, приёмная на 5 этаже.
Пример письма, которое уходит в УК (иллюстрация)
Чтобы письмо не ушло не туда
Здание определяется заранее
Если зданий несколько и из заявки неясно, о каком речь, OfisDesk письмо не отправляет — лучше не отправить, чем отправить чужому арендодателю.
Один раз на заявку
Письмо в УК уходит один раз, отметка с адресом и временем остаётся в карточке. Если автоотправка выключена, исполнитель отправляет кнопкой «Отправить в БЦ».
Ответы — в заявку
Ответ УК на письмо распознаётся по номеру заявки в теме и добавляется комментарием, исполнитель видит его в карточке.
Это система для самой управляющей компании?
Нет. Модуль сделан для компаний-арендаторов: заявки от ваших сотрудников уходят в УК бизнес‑центра. Приём заявок от многих арендаторов на стороне УК мы не продаём как отдельное решение.
Что нужно, чтобы ответы УК попадали в заявку?
Подключённая почта поддержки: OfisDesk отправляет письма с вашего адреса и забирает ответы из этого же ящика. Ответ УК на письмо попадает в ту же заявку по номеру в теме.
Можно ли отправить заявку в УК вручную?
Да. Автоотправку можно выключить — тогда исполнитель отправляет заявку кнопкой «Отправить в БЦ» в карточке.
Заведите первые заявки уже сегодня
30 дней, все функции, любое число агентов. Оплата при регистрации не нужна.
- 1Оставьте заявкукомпания и адрес, например romashka.ofisdesk.ru
- 2Подтвердите почтучерез пару минут придёт ссылка на ваш OfisDesk и вход администратора
- 3Настройте отделы и пригласите сотрудниковпоможем по видеосвязи