Портал сотрудников и внутренняя база знаний
База знаний для сотрудников в OfisDesk — статьи-инструкции с номерами, категориями и тегами: как подключиться к VPN, настроить почту, что делать в первый день. Рядом портал компании: страницы отделов из готовых шаблонов, документы, объявления с рассылкой в мессенджеры, дни рождения и опросы. Не нашёл ответ — заявка создаётся прямо с главной портала.
- статьи с номерами KB
- 13 шаблонов страниц
- сотрудники — 0 ₽
Весь портал в одном ролике: поиск, отделы, база знаний, объявления
Снято в демо-экземпляре, сотрудники и документы вымышленные. База знаний — с 0:35. Тестовая заявка после съёмки удалена.
Видео · 1:11 · со звуком. Снято в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
База знаний для сотрудников: как выглядит статья
Внутренняя база знаний — отдельный раздел OfisDesk для инструкций, которые сотрудники спрашивают снова и снова. У каждой статьи свой номер, поэтому на неё легко сослаться в ответе на заявку.
- 1Номер вида KB-0001 и категория
- 2Автор, дата обновления и счётчик просмотров
- 3«Копировать ссылку» — чтобы отправить статью сотруднику
- 4Теги статьи
- 5Шаги, списки, чек‑листы и блок «внимание»
- 6«Статья была полезной?» — ответы «да» и «нет» считаются
Статья в демо-экземпляре. Пример текста набран в редакторе для кадра и не сохранён.
Как создать базу знаний для сотрудников в OfisDesk
Внутренняя база знаний компании собирается из обычных статей. Порядок такой:
- Категории. Из коробки их восемь: онбординг, доступы / SSO, оборудование, ПО и лицензии, сеть / VPN, почта и календарь, безопасность, общие вопросы. Свои категории с иконкой добавляют администратор и IT
- Статья. Кнопка «Новая статья»: заголовок, категория, теги через запятую и краткое описание — оно видно в списке
- Текст блоками. Заголовки, нумерованные и вложенные списки, чек‑листы, блок «внимание», код и картинки (JPG, PNG, GIF, WebP)
- Ссылка в ответе. Агент копирует ссылку на статью и вставляет её в ответ на заявку
- Проверка. По просмотрам видно, какие статьи читают, а по ответам «Статья была полезной?» — какие стоит переписать
Режим редактирования статьи: поля сверху, текст — блоками. Демо-данные, ничего не сохранено.
Поиск, категории и кто ведёт базу знаний компании
- Список статей отсортирован по популярности — сверху то, что открывают чаще
- Поиск сразу фильтрует список по номеру, названию и краткому описанию; клавиша «/» ставит курсор в поиск
- Слева — категории со счётчиком статей и популярные теги; под статьёй — до четырёх статей той же категории
- Пишут и правят статьи администратор, IT и HR; удалить статью может только администратор
- Читать может любой сотрудник, который вошёл в OfisDesk, — например, по ссылке из ответа на заявку
Как пользоваться базой знаний: от поиска до ссылки в ответе
Снято в демо-экземпляре под администратором, данные вымышленные: кнопку «Редактировать» видят только администратор, IT и HR. Новая статья в ролике не сохранена, текст статьи KB-0001 — пример, набранный для съёмки.
Видео · 1:07 · со звуком. Снято в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Как собрать страницу отдела: шаблоны и блоки
Новая страница сначала черновик — сотрудники её не видят до публикации. Ответственные правят свой раздел, но не публикуют и не удаляют. В ролике ничего не сохранялось.
Видео · 1:05 · со звуком. Снято в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Объявления и поздравления: главная и рассылка по каналам
Объявление всплывает у сотрудника на главной один раз. Рассылка уходит в момент сохранения на общие адреса каналов — по отделам адресовать нельзя. В ролике объявление не сохранялось.
Видео · 0:53 · со звуком. Снято в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Страницы отделов — из 13 шаблонов и 25 типов блоков
Если база знаний — набор отдельных инструкций, то страница отдела — его витрина: документы, контакты и частые вопросы. Шаблон — готовая страница с разделами и примерами текста, их остаётся заменить своими.
- 13 шаблонов: отдел кадров, IT‑отдел, бухгалтерия, юристы, новому сотруднику, ресепшен, правила компании, экстренные контакты, телефонный справочник, АХО / Офис, безопасность, обучение, корпоративная культура
- 25 типов блоков: шаги-инструкция, чек‑лист, таблица, частые вопросы, документы для скачивания, видео, карта проезда, баннер «Важно», опрос
- Живые блоки: дни рождения и оргструктура из профилей сотрудников. Блок «Телефоны» для общих номеров — ресепшен, охрана, сервисные службы — заполняется вручную
- Кто ещё создаёт страницы, задаёт администратор — по логинам или ролям; чужие страницы правят только назначенные редакторы
- Поиск портала идёт по документам, людям и частым вопросам на страницах отделов
Где сотрудник находит ответы
- На главной портала — карточка «База знаний»: она ведёт на страницы отделов с контактами, документами и частыми вопросами
- Статью-инструкцию агент присылает ссылкой в ответе на заявку
- Не нашёл ответ — заявка создаётся с главной, а пока сотрудник пишет тему, портал по ключевым словам вроде «VPN» или «пароль» подсказывает, что проверить
- Новичку помогает категория «Онбординг» и шаблон страницы «Новому сотруднику» — что ещё подготовить к выходу, есть в чек‑листе адаптации нового сотрудника
Объявления на главной — и сразу в мессенджеры
Плановые работы, переезд, новые правила — объявление появляется баннером на главной портала на заданный срок.
- Сотрудник закрыл баннер — отметка «прочитано» запоминается на всех его устройствах
- Объявление можно сразу разослать в Telegram и MAX — в каналы и группы компании, на общий e‑mail или вебхуком в другую систему
- Группы WhatsApp подключаются только через сторонний сервис Green-API — его настраивают с номером вашей компании
- Каналы «по умолчанию» уже отмечены в форме нового объявления
Настройка каналов рассылки в демо. Токены и чаты задаёт администратор.
Ещё на портале сотрудников
Дни рождения
На главной — ближайшие дни рождения и календарь на год, коллеги оставляют поздравления в профиле. Оргструктура и справочник
Опросы и eNPS
Анонимные или именные — режим выбирает организатор. Ссылка для всех или приглашения на почту; для eNPS — готовый шаблон.
Заявки
Заявка в IT, АХО или HR — с главной портала, со сроком и исполнителем. Заявки и SLA
Кто может писать статьи в базе знаний?
Администратор, сотрудники IT и HR: они создают и правят статьи и загружают картинки. Удалить статью может только администратор. Категории добавляют и переименовывают администратор и IT, удаляет администратор — статьи удалённой категории переходят в «Общие вопросы».
Кто видит статьи базы знаний?
Любой сотрудник, который вошёл в OfisDesk: статью можно открыть по ссылке из ответа на заявку. Ограничить отдельную статью отделом или ролью нельзя — в базу знаний кладут то, что можно читать всем сотрудникам.
Что можно вставить в статью?
Заголовки, нумерованные и вложенные списки, чек‑листы, блок «внимание», код, разделитель, выделение маркером и картинки JPG, PNG, GIF и WebP. Документы для скачивания удобнее положить на страницу отдела портала — там есть блок «Документы».
Есть ли черновики и история изменений?
Нет. Статья появляется в базе знаний сразу после создания. У статьи видно, кто её написал и когда обновил последний раз; истории версий нет.
Чем база знаний отличается от страниц отделов?
Страница отдела — витрина: документы, контакты, частые вопросы, её собирают из шаблонов и блоков. База знаний — набор отдельных статей-инструкций с номерами, категориями и тегами, которые удобно искать и присылать сотруднику ссылкой.
Сколько стоят портал и база знаний?
Портал и база знаний входят во все тарифы OfisDesk. Платите только за агентов — тех, кто работает с заявками: 1 990 ₽ в месяц, при оплате за год — 1 490 ₽ в месяц. Сотрудники читают портал и базу знаний бесплатно. Все тарифы.
Соберите базу знаний для сотрудников на своих инструкциях
30 дней, все функции, любое число агентов. Оплата при регистрации не нужна.
- 1Оставьте заявкукомпания и адрес, например romashka.ofisdesk.ru
- 2Подтвердите почтучерез пару минут придёт ссылка на ваш OfisDesk и вход администратора
- 3Настройте отделы и пригласите сотрудниковпоможем по видеосвязи