Заявки в АХО и система для офис‑менеджера
Сломалось кресло, нужен пропуск, закончилась бумага — сотрудник оставляет заявку с фото, и она попадает в очередь АХО с исполнителем и сроком. Офис-менеджер видит все обращения в одном месте, сотрудник — статус своей заявки. Рядом — бронь переговорных, QR‑заявки на принтерах и заявки в управляющую компанию бизнес‑центра.
- отдел АХО со сроками
- переговорные из календаря
- сотрудники — 0 ₽
Как это выглядит: одна заявка АХО от создания до подтверждения
Демо-экземпляр, отдел «АХО» с категорией «Хозяйственные заявки»: сотрудник подаёт заявку, исполнитель АХО Попова Т. Ю. отвечает и отмечает её выполненной, сотрудник подтверждает. В конце — бронь переговорной.
Видео · 1:08 · со звуком. Снято в демо-экземпляре OfisDesk, данные вымышленные.
Ещё по теме:
Заявки АХО: свой отдел, свои категории и сроки
Отдел АХО заводится в админке без программиста — так же, как IT и HR.
Свои категории
Ремонт, мебель, канцелярия, уборка, пропуска — категории заявок и поля форм настраиваются в конструкторе форм.
Ответственные и сроки
У каждой категории свой исполнитель по матрице ответственности и свой срок в рабочих часах; на время отпуска — заместитель из матрицы.
Фото и статус
Сотрудник прикладывает фото — сразу видно, что и где сломалось. Свой статус он видит на портале и не ходит спрашивать лично.
Программа для АХО: что автоматизируется
Отдел АХО, его категории, поля форм и сроки администратор заводит в админке без программиста. Дальше OfisDesk сам назначает исполнителя, следит за сроками и напоминает о платежах офиса.
Заявки со сроком и исполнителем
Заявка категории сама попадает в отдел АХО и назначается по матрице ответственности: основной исполнитель, резервный, правило по полю формы — например, «Что нужно = Мебель». Срок считается в рабочих часах по производственному календарю. Исполнитель в отпуске или на больничном — заявка уходит заместителю из матрицы. Заявки и сроки
Просрочка, подтверждение и оценка
За сутки до срока исполнителю приходит напоминание, просроченная заявка получает статус «Просрочена» и письмо исполнителю. Сотрудник видит в заявке, сколько осталось до срока. Исполнитель не закрывает заявку сам: после «Выполнена» она ждёт подтверждения сотрудника — он подтверждает и ставит оценку от 1 до 5 или возвращает с причиной.
Регулярные платежи офиса
Аренда, интернет, связь, домены, лицензии, уборка — в одном реестре со сводкой за месяц и год, ближайшими и просроченными оплатами. По умолчанию за 14, 7 и 1 день до оплаты ответственный получает одну заявку-напоминание, дальше — комментарии в неё. Чеки, договоры и акты — рядом с платежом. Как вести регулярные платежи
Принтеры и переговорные
QR‑наклейка на принтере — заявка без входа. При включённом SNMP-мониторинге (через агент OfisDesk в вашей сети) заявка на картридж создаётся сама, когда тонера остаётся 10 % и меньше. Переговорные бронируют на портале или из календаря, пересечения запрещены. Принтеры и QR‑заявки
Типовые заявки АХО: ремонт в офисе и хозяйственное обслуживание
Хозяйственные заявки больше не нужно собирать по звонкам и чатам. Категории АХО заводятся в конструкторе за несколько минут, поле «Где» и другие поля формы настраиваются под ваш офис. В демо-экземпляре это готовый пример «Хозяйственные заявки»: ремонт, мебель, уборка, канцелярия, климат, кухня.
Заявки на ремонт в офисе
Сломалось кресло, не закрывается дверь, потекла раковина, перегорела лампа, жарко или холодно — сотрудник выбирает, что нужно, в поле «Где» указывает кабинет или этаж и прикладывает фото.
Канцелярия и снабжение
Закончились бумага, картриджи, вода, кофе или канцтовары — заявка в АХО, чтобы вовремя докупить.
Хозяйственное обслуживание
Уборка после мероприятия, пропуск для гостя или курьера, переезд между кабинетами — заявки на хозяйственное обслуживание попадают в очередь АХО со сроком.
Переговорные: бронь на портале и из календаря
Бронировать можно по умолчанию на 90 дней вперёд, с шагом 15 минут, — горизонт настраивается. Пересечения не допускаются ни на портале, ни из календаря.
Расписание комнат
Фото, вместимость и оборудование каждой переговорной — из каталога: экран, проектор, ВКС-камера, спикерфон, HDMI, маркерная доска, флипчарт и другое. Видно, какая комната свободна прямо сейчас.
Из Outlook, Яндекс и Google Календаря
При подключённом ящике портала (IMAP) сотрудник добавляет адрес переговорной в участники встречи — OfisDesk бронирует комнату и отвечает «Принято» или «Отклонено — занято». Перенос и отмена в календаре меняют бронь. Повторяющиеся встречи по почте не бронируются — нужные даты бронируют на портале.
Календарь комнаты в Яндекс 360
Если почта на Яндекс 360, OfisDesk ведёт календарь каждой переговорной через CalDAV: новая бронь появляется событием, отмена его удаляет. Назначенные офис‑менеджеры добавляют комнаты и отменяют чужие брони. Бронирование переговорных: расписание, календарь и доступ
Что ещё снимает с АХО рутину
QR‑коды на принтерах
Сотрудник сканирует наклейку и отправляет заявку без входа. При включённом SNMP-мониторинге (через агент OfisDesk в вашей сети) заявка на картридж создаётся сама, когда тонер на исходе.
Заявки в УК бизнес‑центра
Если офис в бизнес‑центре, модуль подключается в настройках: здание, адрес УК, шаблоны писем. Заявка «не работает кондиционер» уходит управляющей компании письмом с номером в теме, а при настроенной входящей почте ответ УК попадает в ту же заявку.
Объявления и страница АХО
Плановые работы и переезды — баннером на портале. Для страницы отдела есть готовый шаблон «АХО / Офис».
Как сотруднику подать заявку в АХО?
На портале сотрудник открывает форму хозяйственных заявок, выбирает, что нужно (например, ремонт, мебель или канцелярия), в поле «Где» указывает кабинет, описывает проблему и прикладывает фото. Заявка попадает в отдел АХО, исполнитель назначается по матрице ответственности, срок виден в заявке. Если в меню Telegram‑бота настроена кнопка АХО, заявку с фото можно отправить и из чата.
Как автоматизировать заявки в АХО?
1. Заведите отдел АХО в админке — без программиста, создатель отдела становится его руководителем.
2. Создайте категории и поля: например, категорию «Хозяйственные заявки» с полями «Что нужно», «Где» и «Описание» в конструкторе форм.
3. Задайте срок категории в часах — он считается в рабочих часах (по умолчанию 9:00–18:00, пн–пт) по производственному календарю.
4. Заполните матрицу ответственных: основной исполнитель, заместитель на время отпуска или больничного, правила по полю формы — например, «Мебель → Иванов».
5. Подключите каналы: ссылка на форму АХО на портале, кнопка АХО в меню Telegram‑бота. Письма попадают в АХО, если включён ИИ‑классификатор; без него — в категорию по умолчанию.
Чем программа для АХО лучше таблицы и почты?
В таблице и почте просьбы теряются, срок никто не считает, а сотрудник не знает, что с его заявкой. В OfisDesk у каждой заявки есть исполнитель, срок в рабочих часах и статус, который видит сотрудник. Напоминание о сроке и отметка о просрочке приходят исполнителю сами, а закрывает заявку подтверждение сотрудника. Руководитель АХО видит доску отдела с очередью по статусам и счётчиком просроченных; отчёты — процент в срок, медиана решения, нагрузка исполнителей — доступны ролям администратора и IT.
Какие заявки можно вести в АХО?
Любые хозяйственные: ремонт и мебель, канцелярия и снабжение, климат и освещение, уборка, пропуска, переезды. Категории, поля форм и сроки настраиваются в админке без программиста.
Что даёт автоматизация АХО?
Заявки приходят в одно место и сами уходят ответственному по матрице, срок считается в рабочих часах, сотрудник видит статус и подтверждает выполнение. Офис-менеджер не держит просьбы в голове и мессенджерах, а на доске отдела видны очередь по статусам и число просроченных заявок.
Можно ли завести отдельный отдел для АХО?
Да. Отделы, их категории заявок, ответственные и сроки настраиваются в админке без программиста.
Как забронировать переговорную из Outlook?
Администратор подключает ящик портала (IMAP) и заводит переговорной адрес-псевдоним к нему. Сотрудник создаёт встречу в Outlook, Яндекс Календаре или Google Календаре и добавляет этот адрес в участники — OfisDesk бронирует комнату и отвечает «Принято» или «Отклонено».
Видны ли брони переговорных в Яндекс Календаре?
Да, если почта компании на Яндекс 360. Администратор включает синхронизацию по CalDAV с паролем приложения ящика портала — OfisDesk заводит календарь для каждой переговорной и добавляет туда брони, а отменённые удаляет.
Можно ли приложить фото к заявке?
Да, к заявке можно приложить фото и файлы — до 10 МБ каждый.
Подойдёт ли OfisDesk управляющей компании бизнес‑центра?
Нет. Модуль бизнес‑центра сделан для компаний-арендаторов: заявки ваших сотрудников уходят в УК письмом. Приём заявок от многих арендаторов на стороне УК в OfisDesk не предусмотрен.
Сколько это стоит для АХО?
Платите за агентов — тех, кто решает заявки: 1 990 ₽ в месяц за агента, при оплате за год — 1 490 ₽ в месяц. Сотрудники, которые подают заявки и бронируют переговорные, — бесплатно.
Смотрите также
Заведите заявки АХО в пробном экземпляре
30 дней, все функции, любое число агентов. Оплата при регистрации не нужна.
- 1Оставьте заявкукомпания и адрес, например romashka.ofisdesk.ru
- 2Подтвердите почтучерез пару минут придёт ссылка на ваш OfisDesk и вход администратора
- 3Настройте отделы и пригласите сотрудниковпоможем по видеосвязи